Jako příklad importu dat z Excelu použijeme import do bpm’online databáze zákazníků. Pro import údajů zákazníků do systému:
- Otevřete Návrhář systému kliknutím na tlačítko v pravém horním rohu aplikace.
- Klikněte na [Import dat] v bloku [Importy a integrace]. Na nové kartě prohlížeče se otevře stránka pro nahrávání dat.
Nahrávání souboru
První stránka průvodce umožňuje nahrání souboru Excel a volbu příslušné sekce nebo číselníku, kam budou data importována:
- Klikněte na tlačítko [Zvolit soubor] a zvolte soubor Excel obsahující databázi zákazníků. Můžete také soubor přetáhnout (drag&drop).
Poznámka
Ověření formátu souboru a objemu dat se provádí v této fázi.
2. Kliknutím na tlačítko [Kontakt] nahrajete data do sekce [Kontakty] (viz obr.).
3. Klikněte na tlačítko [Další].
Poznámka
Před nahráním souboru se ujistěte, zda jsou všechny pluginy ve vašem prohlížeči zakázány. Některé pluginy mohou totiž způsobit chyby během procesu importu.
Jak zmapovat sloupce
V dalším kroku průvodce je třeba provést mapování sloupců. Přiřaďte sloupce ve zvoleném objektu bpm'online sloupcům vašeho souboru. Jako výsledek:
- Pokud název sloupce v souboru Excel odpovídá názvu sloupce v bpm'online, systém propojí sloupce automaticky. Například pokud je zaměstnavatel kontaktu ve vašem souboru uveden ve sloupci „Firma“, systém automaticky propojí tento sloupec s polem [Firma] na stránce kontaktu v bpm'online. Automatické mapování se provádí pro sloupce primárního objektu.
- Pokud se název sloupce v souboru liší od názvu pole v bpm'online, musíte je propojit ručně. Například pokud importovaný soubor obsahuje e-mailovou adresu kontaktu ve sloupci „E-mailová adresa“, je třeba manuálně propojit tento sloupec Excelu a pole [E-mail] v objektu [Kontakt] v bpm'online. Chcete-li to provést, klikněte na odkaz [Zvolte sloupec] (viz obr.) a ze seznamu sloupců kontaktu odpovídající sloupec [E-mail] vybrat.
Import dalších informací
Při importu kontaktů a firem můžete také nahrát další podrobnosti o objektech, např. záznamy z detailů [Komunikace] a [Adresy]. Tuto funkci použijte, pokud potřebujete nahrát více adres nebo různé způsoby komunikace jednoho typu, například dvě čísla mobilních telefonů.
Poznámka
Berte prosím na vědomí, že způsoby komunikace a adresy lze importovat buď do sloupců primárních objektů nebo do detailů. Při importu do sloupců primárních objektů budou tato data uložena i na detailech. Import do sloupců primárního objektu umožňuje nahrát pouze jeden komunikační způsob a adresu každého typu z dostupných v souboru. Sloupce, které odpovídají sloupcům primárního objektu, lze použít pro vyhledávání duplicit během importu.
Přo propojení s detaily [Komunikace] a [Adresy] klikněte na [Dodatečné kontaktní údaje] a zvolte odpovídající sloupec (viz obr.).
Poznámka
Do bpm'online lze importovat adresu pouze jednoho typu do detailu [Adresy].
Kliknutím na tlačítko [Další] spustíte import souboru.
Poznámka
Importujete-li data do sekce [Firmy] a je-li v souboru vyplněn sloupec „Primární kontakt“, bude automaticky vytvořen nový záznam na detailu [Zaměstnání] tohoto kontaktu.
Správa duplicit
Pomocí stránky [Správa duplicit] můžete určit parametry pro vyhledávání duplicit. Pokud budou v souboru pro import nalezeny duplicitní záznamy, do systému bude nahrán pouze první záznam. Duplicitní záznamy nebudou importovány.
Vyhledávání duplicit lze provést podle hodnot jednoho nebo několika sloupců.
Poznámka
Berte prosím na vědomí, že během importu firem a kontaktů se pro vyhledávání duplicit používají sloupce primárního objektu.
Chcete-li použít sloupec pro vyhledávání duplicit během importu, zaškrtněte políčko pro tento sloupec na stránce [Správa duplicit] v Průvodci importem. Pokud zvolíte několik sloupců, budou spojeni pomocí logického operátora „A“, což znamená, že duplicitní záznamy musí mít stejné hodnoty v obou vybraných sloupcích. Můžete například zvolit sloupce [Celé jméno] a [Firma] pro vyhledávání duplicit (viz obr.). Pokud se najde více kontaktů se stejným celým jménem a firmou, do systému se nahraje pouze jeden z nich.
Poznámka
Použijte vyhledávání duplicit během importu i pro aktualizaci existujících v systému záznamů. Například můžete použít import pro aktualizaci telefonního čísla u více kontaktů. Chcete-li to provést, nastavte vyhledávání duplicit tak, aby kontakty v souboru pro import byly označeny jako duplicity odpovídajících kontaktů v bpm'online. Díky tomu nebudou vytvořeny nové kontakty a údaje stávajících kontaktů budou jen aktualizovány. Všechna pole, která zůstanou v souboru pro import prázdná, nebudou mít vliv na data v bpm'online.
Nahrávání dat
Po zadání sloupců, dle kterých chcete vyhledávat duplicity, klikněte na tlačítko [Zahájit import dat]. Import bude spuštěn. Po spuštění importu můžete stránku zavřít. Import bude pokračovat na pozadí. Po dokončení importu obdržíte potvrzovací zprávu s počtem nahraných záznamů. Dostanete také systémové oznámení s názvem souboru a počtem importovaných záznamů v notifikačním centru.
Poznámka
Prohlédněte si podrobné informace o chybách během importu v číselníku [Žurnál importu z MS Excelu]. Tento číselník obsahuje data o neimportovaných záznamech.
Zkontrolujte výsledek importu v sekci [Kontakty]. Můžete přejít na seznam importovaných záznamů ze zprávy „Import dat byl ukončen“. Všechny importované záznamy budou automaticky označeny štítkem s časem a datem importu. Později budete moci snadno vyhledat všechny importované záznamy pomocí filtru dle odpovídajícího štítku.
Poznámka
Označit importované záznamy štítkem a přejít na jejich seznam můžete pouze v sekci, která byla zvolena jako objekt importu.
Berte prosím na vědomí, že všechny hodnoty číselníku, které nebudou nalezeny v číselnících bpm'online, jako jsou města, typy kontaktů a firem atd., budou automaticky přidány do odpovídajících číselníků. Nejsou-li v souboru pro import vyplněny hodnoty polí s automatickým vyplňováním (například „Vlastník“ nebo „Stav“), budou tato pole u importovaných záznamů vyplněna výchozími hodnotami.